Videokommunikation boomed! Der amerikanische Videokonferenz-Anbieter ZOOM Technologies, Inc. notiert an der Börse nahe am Allzeit-Hoch. Obwohl nahezu sämtliche Börsenwerte deutlich mehr als 30 Prozent ihres Wertes verloren haben. Vereinzelte Webinar- und Videokonferenz-Plattformen melden Einschränkungen in der Verfügbarkeit. Unternehmen setzen schlagartig auf mehr Webinare und Videokommunikation, um den Kontakt zu Interessenten und Kunden nicht abreissen zu lassen. Richtige Entscheidung! Hier kommen meine sieben Tipps für Webinare und Web-Events.

Wie gelingt der schnelle Switch von persönlicher Kommunikation zu Videokommunikation?

Schauen wir uns die wichtigsten Kontaktbereiche an, in denen Videokommunikation sehr schnell Wirkung zeigen soll.

Event abgesagt! Kann ich meinen Event digitalisieren?

Ja! Mit einem Präsenz-Event, mit einer Messebeteiligung, mit einer Roadshow verbinden Unternehmen klare wirtschaftliche Ziele: Mehr Kontakte, mehr Interessenten, mehr Leads, mehr Business. Wie kann ich das ausbleibende Potenzial kompensieren. Es gibt zahlreiche Webinar-, Web-Show- und digitale Event-Plattformen, die hervorragend dafür geeignet sind, ein ähnliches Ergebnis zu erzielen. Allerdings lassen sich die Erfahrungen aus der realen Event-Welt nicht 1:1 auf die digitale Welt übertragen.

In sieben Schritten checken wir, wie der Schritt in die digitale Event-Welt gelingt.

I. Das Programm

Nicht alle Bestandteile eines echten Events sind für die digitale Durchführung geeignet. Lange Powerpoint-Vorträge sind auf einem Bühnenvortrag schon grenzwertig. In der digitalen Welt annähernd verboten. Wer im Publikum gähnt, wird vielleicht schräg angeschaut. Im Webinar-Format bekommen sie von dem gelangweilten Publikum keine Rückmeldung. Mit einem Click ist die Langeweile ausgestellt.

Networking in den Pausen ist ungemein wichtig. Hier verdichten sich Gespräche zu Beziehungen. Das funktioniert auch in digitaler Form. Ob es ein One-to-One-Gespräch ist oder eine Diskussion in einer Kleingruppe. Hier kommt es auf die Fähigkeit des Networkers an, mit Bild, Stimme und Interaktion ein gutes Klima zu schaffen. Mit Zustimmung ihrer Networking-Gäste können sie diese Gespräche und Interaktionen auch aufzeichnen. Dann haben sie nach dem Networking ein exzellentes Protokoll, mit dem sie besprochene Aspekte und Vereinbarungen konkret nachvollziehen können.

Weitere Aspekte, wie Live-Updates etc. will ich hier gar nicht besprechen, weil es eher ein Thema für die Event-Planer ist.

II. Die Teilnehmer

Wir wollen unsere Gäste, Besucher oder Kontakte in das gemeinsame, digitale Boot holen. Welche Zielgruppen sind wirklich bereit für den Switch in das digitale Veranstaltungsformat? Es ist wichtig, konkrete Hilfestellungen und Anleitungen zu geben. Dabei sollten sie die Voraussetzungen für einen – barrierefreien und erlebnisreichen – digitalen Besuch erklären. Viele Organisationen der öffentlichen Hand haben so strikte IT-Security-Regeln, dass bei bestimmten Plattformen keine Einwahl per Video möglich ist.

Die Teilnehmer-Kommunikation während eines Events ist grundlegend anders als auf einem Kongress oder einer Vortragsveranstaltung.

Reflexion, Animation, Interaktion.

Das sind die Zauberworte für einen engagierten Teilnehmerkreis. Das wird unterstützt von Funktionen der Web-Plattformen. Setzt aber auch ein hohes Maß an Einfühlsamkeit und Erfahrung des Moderators voraus.

Bei einem digitalen Event gelten andere Datenschutzbestimmungen als bei einem physischen Event. Die Nutzung einer registrationspflichtigen Web-Plattform verlangt nach erweiterten Zustimmungen seitens der Teilnehmer. Hier geht es u.a. um die Durchführungsbedingungen des Web-Events. Daten werden in der Regel nicht nur beim Veranstalter gespeichert, sondern auch temporär oder sogar dauerhaft auf der Web-Plattform. Das ist nicht nur ein Feld für die Datenschutzbeauftragten. Rechtssichere Formulierungen sind ein Muss.

III. Die Partner

Partner oder Sponsoren gehören zu jedem Event. Und auch zu gut gemachten Web-Events. Die Beteiligungspakete der realen Welt enthalten häufig Logoplatzierung, Stand in der Ausstellung oder Platz in der Meeting-Area. Je nach gewählter Web-Plattform fällt in der digitalen Welt das Angebot deutlich schmaler aus.

Richten Sie dennoch dennoch digitale Begegnungsräume für Ihre Partner ein. Statt eines Standes, können Sie in diesen digitalen Räumen eine Vielzahl von Aktivitäten durchführen:

Präsentationen, Videos, Keynotes, Gewinnspiele, digitale Give-aways. Da ist vieles möglich. Ein Wermutstropfen ist allerdings dabei. Die Mitarbeiter der Partner brauchen für Ihre Präsenz ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Die digitale Veranstaltungswelt verträgt keine Nachlässigkeit oder Langeweile.

Niemand „schlendert“durch digitale Räume.

IV: Die Technik

Der Markt der digitalen Event- und Webinar-Plattformen ist angefüllt mit verlockenden Angeboten. Die Kosten für die Plattform-Nutzung sind vergleichbar gering. Der Aufwand für die richtige und professionelle Nutzung aller Möglichkeiten dagegen hoch. Ich selbst habe annähernd sechs Monate gebraucht, um alle technischen und redaktionellen Kniffe eines komplexen Programms (hier Adobe Connect) zu beherrschen. Plattformen, wie ClickMeeting versprechen einfaches Handling, brauchen aber Training. Tools von Zoom oder GoToWebinar werden zunehmend komplex, wenn sie in die Tiefen der Automatisierung einsteigen. Holen Sie sich Rat von Kollegen, die schon weit auf der Lernkurve vorangeschritten sind.

Sehen Sie hier auch einen Überblick über gängige Plattformen: https://trusted.de/webinar-software

V: LIVE

Live is Life! Auch nach über 500 live moderierten Web-Talks, Webinaren und Web-Shows bin ich vor jedem Live-Auftritt so nervös wie ein Bühnen-Schauspieler. Keine Aufzeichnung. Kein: „Schnitt, das machen wir noch mal!“

Live heisst Performance.

Der Live-Charakter von digitalen Formaten ist das Spannendste in unserer Zeit. Wie werden Experten in Szene gesetzt? Wie wird das Publikum abgeholt? Wie werden aus Besuchern erst Teilnehmer – und dann Mitmacher? Sie ahnen schon, dass hier eine breite Klaviatur die Melodie des gelungenen Events bestimmt.

Das verbindende und aktivierende Element ist nach außen die professionelle und publikumszugewandte Moderation. Achten Sie darauf, dass diese Person die Tasten von Reflexion, Animation und Interaktion virtuos beherrscht.

Ermöglichen sie den Experten und Speakern eine bestmögliche „Appearance“. Bild, Ton und Licht bestimmen die äußere Wahrnehmung und Attraktivität. Gehen Sie nie ohne vorherige Generalprobe „on stage“. Ich habe auch sehr bühnenerfahrene Sprecher im Live-Event unsicher erlebt, weil ihnen der Blick in das Publikum fehlte. Den Experten bereiten Sie am besten die Bühne mit virtuellem Applaus. Das ist die Aufgabe der Moderation schon in den ersten Sekunden.

„Wenn Sie nicht mit dem Mountain-Bike die Alpen überquert, dann sitzen Kunden mit ihr zusammen und verstehen, warum Digitalisierung kein Hexenwerk ist. Sie ist Bestseller-Autorin, engagierte Kuratoriums-Vorsitzende und – sie glauben es nicht – Mutter von vier Kindern. Von ihren Kindern hat sie ihr Lebensmotto gelernt: „Die Sandburg muss fertig werden, bevor die Flut kommt!“ Freuen Sie sich auf Vorname Nachname. Pause (virtueller Applaus).

Sie werden Ihre Expertin strahlend und lächelnd sehen. Und:

„Wer lächelt, hat gewonnen!“

VI: Die Kommunikation

Kurz und knapp: Neue Wege und neue, digitale Werkzeuge erhöhen die Anforderungen an Kommunikation. Intern und extern. Wir müssen unseren Mitarbeitern erklären, was wir jetzt neu machen. Was ändert sich? Welche neuen Prozesse werden etabliert? Nicht die schriftliche Kommunikation per E-Mail ist hier das Herzstück, sondern die Kommunikation in der ausgewählten Plattform. Zeigen sie den Mitarbeitern, dass sie selbst committed sind. Ich selbst führe über 80 Prozent aller internen und externen Gespräche mit Videoplattformen. Projektbesprechung, nur mit Bild. Dem Cutter beim Schneiden des Videos über die Schulter schauen, einfach mit Zoom.

Die externe Kommunikation erlebt ebenfalls eine neue Lebendigkeit. Abstimmungen und Vereinbarungen werden viel persönlicher, viel vertrauensvoller. Selbst in der Kommunikation zur Presse entsteht eine neue Ebene des Miteinanders.

Die Kommunikation über Social Media beleibt auch in der digitalen Veranstaltungswelt eine eigene Disziplin.

Persönlichkeit und Aktualität sind „KEY“.

Bei kostenfreien Events erlauben inzwischen fast alle Web-Plattformen das Live-Streaming über Facebook, YouTube und Co. Allerdings beraubt sie das Live-Streaming der direkten Interaktion mit dem Publikum auf Ihrer ausgewählten Web-Plattform. Sie können bei YouTube und Facebook natürlich Kommentare erhalten. Brauchen dafür aber schon mal vier Augen extra.

VII: Das Projekt-Management 

Füllt Bücher und Lehrsäle. Als Unternehmer und Lehrbeauftragter kenne ich das Thema und seine Herausforderungen zur Genüge. Und immer wieder fällt mir eines auf.

Wir unterschätzen die Risiken.

Wenn Sie im Wettlauf um das beste Ergebnis an Erster durch das Ziel laufen wollen, dann gehören die folgenden Disziplinen auf den Tisch:

Projektplanung, Kostenplanung, Terminplanung, Personalplanung, Materialplanung, Reorganisation (z.B. für zu stornierende Locations, Hotels etc.) und Controlling. Ist eher ein ganzes Kapitel, das ich gerne in vertrauensvolle und erfahrene Hände meiner besten Projektmanagerin lege (Danke Tina 🙂 )

Kleines Zwischenfazit vor den nächsten Artikeln:

Fragen stellen. Klarheit schaffen. Professionalität beweisen. Lernen!