Videokommunikation boomed! Der amerikanische Videokonferenz-Anbieter ZOOM Technologies, Inc. notiert an der Börse nahe am Allzeit-Hoch. Obwohl nahezu sämtliche Börsenwerte deutlich mehr als 30 Prozent ihres Wertes verloren haben. Vereinzelte Webinar- und Videokonferenz-Plattformen melden Einschränkungen in der Verfügbarkeit. Unternehmen setzen schlagartig auf mehr Webinare und Videokommunikation, um den Kontakt zu Interessenten und Kunden nicht abreissen zu lassen. Richtige Entscheidung! Hier kommen meine sieben Tipps für Webinare und Web-Events.
Wie gelingt der schnelle Switch von persönlicher Kommunikation zu Videokommunikation?
Schauen wir uns die wichtigsten Kontaktbereiche an, in denen Videokommunikation sehr schnell Wirkung zeigen soll.
Event abgesagt! Kann ich meinen Event digitalisieren?
Ja! Mit einem Präsenz-Event, mit einer Messebeteiligung, mit einer Roadshow verbinden Unternehmen klare wirtschaftliche Ziele: Mehr Kontakte, mehr Interessenten, mehr Leads, mehr Business. Wie kann ich das ausbleibende Potenzial kompensieren. Es gibt zahlreiche Webinar-, Web-Show- und digitale Event-Plattformen, die hervorragend dafür geeignet sind, ein ähnliches Ergebnis zu erzielen. Allerdings lassen sich die Erfahrungen aus der realen Event-Welt nicht 1:1 auf die digitale Welt übertragen.
In sieben Schritten checken wir, wie der Schritt in die digitale Event-Welt gelingt.
I. Das Programm
Nicht alle Bestandteile eines echten Events sind für die digitale Durchführung geeignet. Lange Powerpoint-Vorträge sind auf einem Bühnenvortrag schon grenzwertig. In der digitalen Welt annähernd verboten. Wer im Publikum gähnt, wird vielleicht schräg angeschaut. Im Webinar-Format bekommen sie von dem gelangweilten Publikum keine Rückmeldung. Mit einem Click ist die Langeweile ausgestellt.
Networking in den Pausen ist ungemein wichtig. Hier verdichten sich Gespräche zu Beziehungen. Das funktioniert auch in digitaler Form. Ob es ein One-to-One-Gespräch ist oder eine Diskussion in einer Kleingruppe. Hier kommt es auf die Fähigkeit des Networkers an, mit Bild, Stimme und Interaktion ein gutes Klima zu schaffen. Mit Zustimmung ihrer Networking-Gäste können sie diese Gespräche und Interaktionen auch aufzeichnen. Dann haben sie nach dem Networking ein exzellentes Protokoll, mit dem sie besprochene Aspekte und Vereinbarungen konkret nachvollziehen können.
Weitere Aspekte, wie Live-Updates etc. will ich hier gar nicht besprechen, weil es eher ein Thema für die Event-Planer ist.
II. Die Teilnehmer
Wir wollen unsere Gäste, Besucher oder Kontakte in das gemeinsame, digitale Boot holen. Welche Zielgruppen sind wirklich bereit für den Switch in das digitale Veranstaltungsformat? Es ist wichtig, konkrete Hilfestellungen und Anleitungen zu geben. Dabei sollten sie die Voraussetzungen für einen – barrierefreien und erlebnisreichen – digitalen Besuch erklären. Viele Organisationen der öffentlichen Hand haben so strikte IT-Security-Regeln, dass bei bestimmten Plattformen keine Einwahl per Video möglich ist.
Die Teilnehmer-Kommunikation während eines Events ist grundlegend anders als auf einem Kongress oder einer Vortragsveranstaltung.
Reflexion, Animation, Interaktion.
Das sind die Zauberworte für einen engagierten Teilnehmerkreis. Das wird unterstützt von Funktionen der Web-Plattformen. Setzt aber auch ein hohes Maß an Einfühlsamkeit und Erfahrung des Moderators voraus.
Bei einem digitalen Event gelten andere Datenschutzbestimmungen als bei einem physischen Event. Die Nutzung einer registrationspflichtigen Web-Plattform verlangt nach erweiterten Zustimmungen seitens der Teilnehmer. Hier geht es u.a. um die Durchführungsbedingungen des Web-Events. Daten werden in der Regel nicht nur beim Veranstalter gespeichert, sondern auch temporär oder sogar dauerhaft auf der Web-Plattform. Das ist nicht nur ein Feld für die Datenschutzbeauftragten. Rechtssichere Formulierungen sind ein Muss.
III. Die Partner
Partner oder Sponsoren gehören zu jedem Event. Und auch zu gut gemachten Web-Events. Die Beteiligungspakete der realen Welt enthalten häufig Logoplatzierung, Stand in der Ausstellung oder Platz in der Meeting-Area. Je nach gewählter Web-Plattform fällt in der digitalen Welt das Angebot deutlich schmaler aus.
Richten Sie dennoch dennoch digitale Begegnungsräume für Ihre Partner ein. Statt eines Standes, können Sie in diesen digitalen Räumen eine Vielzahl von Aktivitäten durchführen:
Präsentationen, Videos, Keynotes, Gewinnspiele, digitale Give-aways. Da ist vieles möglich. Ein Wermutstropfen ist allerdings dabei. Die Mitarbeiter der Partner brauchen für Ihre Präsenz ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Die digitale Veranstaltungswelt verträgt keine Nachlässigkeit oder Langeweile.
Niemand „schlendert“durch digitale Räume.
IV: Die Technik
Der Markt der digitalen Event- und Webinar-Plattformen ist angefüllt mit verlockenden Angeboten. Die Kosten für die Plattform-Nutzung sind vergleichbar gering. Der Aufwand für die richtige und professionelle Nutzung aller Mög