Ob Sie Webinare neu in Ihren Workflow einbauen, schon einige gemacht haben oder die kommenden effizienter organisieren wollen – mit diesen Webinar Vorlagen gelingt Ihnen effektives Projektmanagement. Ihre Zuschauer werden es Ihnen danken!

Der Webinar Prozess – Step by Step

Der Arbeitsverlauf bis zum fertigen Webinar besteht – wie bei den meisten Projekten – aus den drei Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Diese Aufteilung ist Ihnen sicher bekannt. In diesem Artikel erhalten Sie jeweils die Webinar Vorlage, die Sie gerade benötigen:

  • Starten Sie bei Null und brauchen einen Prozessüberblick?
  • Sind Sie in der ersten Phase und werden sich gerade über die Zielgruppe klar?
  • Starten Sie schon und brauchen ein unkompliziertes Projektmanagement?

Ob Sie der Speaker oder der Veranstalter sind: Sie sind Gestalter. Sie bestimmen, welche Rollen von wem besetzt werden und haben das Publikum und dessen Bedürfnisse im Kopf. Wie ein Theater-Regisseur ist es Ihre Aufgabe, Perfektion in das kreative Chaos zu bringen. Sie kreieren und kritisieren, sie motivieren und weisen an. Bis am Ende das Webinar steht.

Webinar Projektmanagement in Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, dass unter das Buzzword “agil” fällt. Je Projekt wird ein Board erstellt, auf dem Listen angelegt werden können. Diese Listen werden wiederum mit Karten gefüllt, zu denen Links, Kommentare und Checklisten hinzugefügt werden können. Über farbige Labels, Zuweisungen und viele Erweiterungen lässt sich der Workflow individuell und enorm unkompliziert gestalten.

In unserer Webinar Vorlage zum Projektmanagement für Webinare ist jede einzelne Projektphase ausführlich und nachvollziehbar aufgelistet.

Unten finden Sie eine Anleitung, wie Sie das Trello Board für sich und Ihr Team übernehmen. Den Link zum Trello Board “Projektmanagement für Webinare” finden Sie schon hier.


Zum Trello Board

Die untenstehende Abbildung veranschaulicht, welche Schritte zu welcher Phase der Webinar Organisation gehören. Sie können den Step by Step-Guide entweder hier herunterladen – oder Sie laden ihn am Ende des Artikels mit weiteren hilfreichen Vorlagen herunter: Unser Webinar Starter Paket.

Die Webinar Vorlage zum Ablauf: Grafische Darstellung der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung mit Theateranalogien.
Webinar Vorlage: Step by Step zum Webinar.

Phase 1: Die Vorbereitung

Die Vorbereitung ist aufwendig. In unserem Trello Board wird das daran ersichtlich, dass die Listen 1 bis 5 zur Phase der Vorbereitung gehören. Steht das Thema, wird ein Team gebildet. Die Vorbereitungsphase fordert den Team-Mitgliedern all ihre Kernkompetenzen ab: Die Konzeption der Bewerbung, vom Entwurf bis zur Ausspielung, und die inhaltlich und formal Aufbereitung der Show.

In dieser Phase stehen Fragen im Raum, die alles andere als trivial sind: Was sind die Bedürfnisse der Zielgruppe und wie bringe ich die Zielgruppe dazu, sich anzumelden? Der hier abgebildete Creative Brief gibt einen Überblick über die wichtigsten Kernfragen.

Webinar Vorlage: Der Creative Brief

Phase 2: Die Durchführung

Die Rolle des Gestalters legen Sie auch während des Webinares nicht ab: Sie halten die Fäden in der Hand, beobachten und koordinieren. Wenn Sie keinen Moderator zur Seite haben, tragen Sie die Verantwortung für die Begrüßung der Teilnehmer, Koordination der Fragen und Anmoderation der Speaker.

Die Durchführung ist also eine vergleichsweise kurze, dafür intensive Phase. Hier braucht es Konzentration und Vertrauen in die eigene Vorbereitung, damit die Show läuft. Denn bei einem Webinar ist es ähnlich wie mit einem Theaterstück: Menschen nehmen sich Zeit. Je nach Webinar haben die Zuschauer auch Geld bezahlt, in der Hoffnung, etwas für sich am Ende mitzunehmen. Bleiben Sie also Ihren Versprechungen an die Zuschauer treu und wertschätzen Sie so die gewidmete Zeit.

Ein Webinar ist kein Video, kein Bild und kein Podcast. Sie imitieren Face-to-Face-Interaktion – so gut, wie es für ein virtuelles Seminar nur geht. Das sorgt für eine unumgängliche Nähe und Authentizität. Darin findet sich mitunter ein Grund für den unglaublichen Erfolg mancher Youtube-Channels. Die Reflexion, wie geübt Sie oder Ihre Protagonisten im Sprechen vor der WebCam sind, sollte daher ebenfalls in dieser Phase grundlegend bedacht werden.

Phase 3: Die Nachbereitung

Die Nachbereitung ist eine analytische Phase, in der Sie die geschlagenen Wellen für Ihre Ziele nutzen können. Offen gebliebene Fragen beantworten Sie in einem persönlichen Gespräch, sodass die Nähe zwischen Veranstalter und Zuschauer weiter aufrechterhalten bleibt. Oder besser: intensiviert. Erst dann machen Sie für den Zuschauer einen Unterschied. Die Möglichkeit, aufeinander einzugehen ist in keinem digitalen Format so unmittelbar und persönlich, wie in einem gut gemachten Webinar.

Die gesammelten Daten werden am Ende zusammen getragen und sorgfältig in Excel-Tabellen aufbereitet. Hierfür braucht es ein Team-Mitglied mit Geduld, Konzentration und mitunter fortgeschrittenen Excel-Skills. In dieser Phase bekommen die Zuschauer ein “Gesicht”, indem beispielsweise Antworten zugeordnet werden. Auch lassen sich Rückschlüsse aus der Beteiligung der Zuschauer ziehen. Besprechen und diskutieren Sie die Ergebnisse außerdem intensiv und kritisch mit Ihrem Team. Darunter fällt auch die Resonanz auf die Bewerbung des Webinares: Im besten Fall können Sie nachvollziehen, mit welche Promotion die Anmeldungen nach oben schnellten. Sie kenn das Spiel: nach dem Webinar ist vor dem Webinar…

Webinar Vorlage kopieren: Für Trello-Neulinge

Trello gilt als das Projektmanagement-Tool für visuell orientierte Menschen oder anders gesagt die Drag’n’Drop-Fraktion. Denn bei Trello lässt sich alles schnell anpassen und verändern und ist damit genau richtig für flexibles Aufgabenmanagement ohne Hexenwerk. Integrieren Sie diese Vorlage in Ihren ganz individuellen Arbeitsprozess. Zuerst kopieren Sie sich anhand des Links das Board. Die folgenden Screenshots zeigen Ihnen, wie Sie die Vorlage für sich kostenlos nutzen können.

Webinar Vorlage für Trello:
Das Menü findet sich oben rechts, unter Ihrem Profilbild.

Webinar Vorlage in Trello: Menü ausklappen auf
Unter “Mehr” öffnet sich u.a. die Option “Board kopieren”.

Webinar Vorlage in Trello: Option auswählen:
Im nächsten Schritt betiteln Sie das Board, weisen es einem Team zu und drücken auf “Erstellen”.

Webinar Vorlage in Trello: Einstellungen für das kopierte Board wählen

Viel Erfolg!

Hier erhalten Sie das komplette Webinar Vorlage Bundle: “Das Webinar 4.0”.